Les parcs informatiques sont souvent nécessaires au bon fonctionnement des entreprises. Les entreprises, quelle que soit leur taille, utilisent ces équipements informatiques pour se développer, répondre aux besoins des clients et fournir des services. Une aide aussi importante pour les sociétés doivent ainsi souvent être externalisée.
Pourquoi choisir l'infogérance
L'externalisation est un enjeu important quelle que soit la taille de l'entreprise. Son dysfonctionnement peut entraîner une paralysie de l'entreprise en entravant la collaboration interne ou en empêchant les clients et les consommateurs d'accéder aux services. Il est pourtant important de constater que l'infogérance permet de responsabiliser des tâches importantes, voire vitales au sein des sociétés, sans surcharger l'activité parfois délicates à gérer de nombreuses sociétés.
Comme la majorité des entreprises ne considère pas l'informatique comme son cœur de métier, la mise en place d'une externalisation interne nécessite un investissement important dans la bonne structure. Pour cette raison, la plupart des sociétés font appel aujourd'hui un prestataire d'infogérance qualifié et compétents pour la sous-traitance des tâches de leur entreprise. Par conséquent, la société assure un fonctionnement permanent par l'externalisation en laissant les problèmes d'externalisation entre les mains d'experts, les entreprises peuvent se concentrer sur le développement sans se soucier des détails informatiques qui peuvent les gêner. Pourtant, il faut toujours choisir entre l'externalisation partielle et l'externalisation complète.
L'infogérance partielle
L'infogérance partielle est également appelée "externalisation de tâches". A ce titre, il consiste principalement à transmettre tout un ensemble de tâches spécifiques à un prestataire externe. Cette méthode partielle comporte certains désavantages car le support n'est pas parfait et l'externalisation partielle nécessite de connaître exactement le type de services dont l'entreprise a besoin. Une réflexion qui peut se transformer en casse-tête quand on ne maitrise pas suffisamment les bons outils. En cela, elle est de moins en moins utilisée par les sociétés qui sont convaincus par des offres complètes et adaptées d'infogérance totale.
L'infogérance totale
L'infogérance totale est logiquement une externalisation complète (plutôt qu'une externalisation de certaines tâches). Les limites d'une telle externalisation ne sont pas toujours claires. En effet, il est très rare qu'une entreprise externalise une opération entière. La plupart des entrepreneurs ont une vision de leur entreprise qui les guide à chaque étape. Néanmoins, l'externalisation complète devient une solution de plus en plus populaire. Avec une externalisation complète, une entreprise qui se spécialiserait dans le commerce de la vente en ligne n'aurait pas à gérer la chaîne de production, les salaires, la logistique et les livraisons. Tout serait ainsi géré par le prestataire, ne laissant au siège que la charge du développement de sa société et de la confection de ses produits. C'est un choix attrayant pour les jeunes entrepreneurs, en particulier les créatifs, car elle leur permet de se concentrer moins sur les détails techniques et davantage sur la construction d'une marque à succès. Cependant, le coût d'une telle solution doit être pris en compte. Cela signifie que la plupart des revenus sont générés par les fournisseurs de services. Dans certains cas, le fournisseur peut même exiger un paiement mensuel fixe même si l'activité n'est pas assez bonne.
A qui faire appel ?
Les entreprises doivent être conscientes de l'importance des contrats d'externalisation, car l'externalisation du système d'information pose diverses problématiques. Il est donc impératif d'établir un cadre contractuel en tant que client avant de démarrer toute prestation d'infogérance du système d'information.
Un élément qui doit toujours être défini dans le contrat est le périmètre d'action du prestataire chargé de la maintenance des ordinateurs. Elle doit également définir le support dont bénéficiera le client en termes de délais d'intervention du support et de capacité du prestataire à intervenir physiquement en cas de problème interne.
De même, les questions de propriété des outils, des données et des services hébergés doivent être traitées avec le plus grand soin pour s'assurer que ces éléments appartiennent à la société mandataire. Afin d'initier une coopération saine, chaque partie, qu'il s'agisse du client ou du prestataire de services, doit déterminer à l'avance le degré de responsabilité à assumer. Enfin, il est vivement conseillé de préciser la durée du contrat, sa validité, le mode de prolongation et la procédure de résiliation.